La forma perfecta de iniciar su Consejo

4 trucos para que su Consejo genere el máximo impacto

Al iniciar un Consejo ajeno al proceso ABA la experiencia es generalmente la siguiente:

  1. La compañía se encuentra bajo presión y ansiosa de mantener la primera reunión del Consejo en sus oficinas
  2. Generalmente la cena de la noche anterior se convierte en un espacio de planificación de la reunión del día siguiente en lugar de ser un momento distendido de socialización
  3. La reunión en sí se centra en explicar la organización y estrategia de la compañía a los consejeros para que éstos puedan comenzar a comprender cuál será su misión o bien, en el caso de una remodelación del Consejo, para que los nuevos miembros se presenten
  4. Finalmente, es probable que se produzca una visita a las instalaciones de la compañía

Esta forma de iniciar o incorporar nuevos consejeros tiene muy bajo impacto y no representa un #HighImpactBoard al tiempo que se muestra ineficaz y costosa por lo que en este blog les presentaremos un ejemplo real de cómo un cliente ABA ejecutó a la perfección el lanzamiento de su Consejo.

El lanzamiento o relanzamiento de un Consejo es una importante oportunidad para aumentar el compromiso de éste con la empresa, hemos visto a muchas compañías crear un nuevo Consejo para luego empezar por la “reunión tradicional” que hemos descrito anteriormente lo que presenta dos problemas importantes:

  1. El modelo tradicional comporta que en la primera reunión debemos poner a los nuevos consejeros “al día” lo que conduce a tener que compartir una gran cantidad de datos, lo que genera poco valor y consecuentemente poco o ningún impacto estratégico.
  2. Por otro lado, la primera reunión del Consejo marca el tono y la “cultura” para futuras reuniones. Si la primera reunión es como la descrita arriba, los Consejeros se siente poco comprometidos con el proyecto ya que al haber poca o ninguna generación de valor para la empresa tampoco la hay para ellos, siendo esta situación crítica ya que cuanto mayor es el nivel de compromiso de los consejeros mayor es el futuro impacto del Consejo tal como ABA ha podido comprobar en base a los datos obtenidos a partir de los consejos de más de 100 empresas privadas.

Por consiguiente, la cuestión sería lanzar un verdadero #HighImpactBoard que genere impacto desde la primera reunión tal como ABA acaba de conseguir con uno de nuestros clientes en Europa:

La parte más complicada para ABA en la creación del Consejo para #FrieslandCampina fue que éste se había creado para dar apoyo al Presidente de Operaciones en China. La actividad de la compañía en China es un componente fundamental de la estrategia de crecimiento global de la empresa pero, obviamente, comporta una diferencia cultural muy importante respecto a su sede central de los Países Bajos.

El Presidente de Operaciones en China reconoce que el Consejo va a ser claramente un impulso de crecimiento importante para su equipo y por lo tanto tiene que tener una visión completa tanto de las operaciones como de la cultura.

IMG_4337 (1)Lo primero que hicimos, y que recomendamos a todos quienes se estén planteando la creación de un Consejo Asesor, es contar con el compromiso total con el proyecto no sólo de la división sino de toda la empresa. En este caso, eso significaba que teníamos que conseguir que la sede central en Holanda “comprara” el proyecto de creación del Consejo por lo que el Presidente concertó la primera reunión del Consejo en Amerssfoort, Holanda. Esta decisión fue crucial ya que la cultura de la organización es un elemento de éxito para #FrieslandCampina tanto en China como a nivel global. Dado que es probable que su organización no tenga diferentes sedes en distintos países este componente de compromiso y unidad cultural debería ser más fácil de conseguir.

El segundo paso crítico en la de esta primera reunión fue la extensa planificación y logística que tuvieron que gestionarse. Algunos de los elementos que #FrieslandCampina incorporó deberían replicarse independientemente del tamaño de la empresa:

  1. Un par de semanas antes de la reunión el Presidente del Consejo organizó una cena “para conocerse” a la que asistieron tanto los consejeros como el Equipo Directivo Senior. Esto eliminó la necesidad de presentaciones durante la reunión y el grupo salió con un entendimiento general del negocio. Recomendamos fuertemente propiciar estas cenas siempre y cuando sea posible sin generar costes de viaje excesivos.
  2. Unas semanas más tarde los consejeros volaron a Holanda desde China en clase business lo que si bien generó un coste elevado para la organización también fue una demostración importante de compromiso. En caso que sus consejeros tengan que recorrer largas distancias para mantener las reuniones, digamos más de 3 horas y media, este gesto es una manera de demostrar el respecto de la empresa por la dedicación y compromiso de los consejeros. Los viajes en sí ya son bastante difíciles por lo que este gesto es valorado y apreciado.
  3. 3. En la planificación de la reunión se tuvieron en cuenta un sinfín de pequeños detalles. Por ejemplo, durante los dos días que estuvimos en reuniones y recorriendo las instalaciones de la compañía en los Países Bajos, se colocaron banderas chinas junto con la holandesa fuera de todas estas instalaciones e incluso se colocaron banderas en miniatura sobre la mesa de la sala de juntas. IMG_4336Estos “pequeños” detalles hicieron una gran diferencia en los resultados de la reunión que recogimos de los miembros del Consejo y fueron útiles en la generación de un #HighImpactBoardMeeting. Las banderas pueden o no colocarse pero lo importante es prestar atención a los “pequeños” detalles para conseguir un gran impacto en los resultados inmediatos y duraderos efectos de la reunión del Consejo.
  4. 4. La cultura es fundamental. Esto no sólo es cierto para la empresa sino también para su Consejo, los aspectos culturales se vuelven aún más complejos cuando se incluyen ejecutivos de fuera del país. #FrieslandCampina tiene una asombrosa cultura que impregna a sus productores e incluso sus vacas. Esta cultura no sólo se percibe en la actitud del equipo sino también en cómo incorporaron los aspectos culturales de la zona al acoger el Consejo. Es evidente la importancia de dar relevancia a estos aspectos culturales (en un próximo post hablaremos de cómo dar relevancia a la región donde se mantiene la reunión), lo que no es tan evidente es la muestra de respeto a la cultura de los consejeros extranjeros. En este caso, #FrieslandCampina facilitó coordinadores de los tours y reuniones que, además de hablar chino, se esforzaron para dar una cálida bienvenida a los consejeros chinos.

Incluso en el caso de que su organización no sea una empresa de ingresos de varios miles de millones de dólares estos pequeños detalles son recordados por quien los recibe y pueden tener un tremendo impacto en los resultados futuros generados por el Consejo. Nuestra experiencia nos dice que evidentemente los ejecutivos se centran más en los aspectos más relacionados con la reunión, como los temas de la agendaIMG_4333 y la documentación que se les remite y de los que hablaremos en otros blogs, sin embargo, construir un #HighImpactBoard no empieza y termina solamente con la reunión; su preparación es un proceso global con actividades antes y después de la misma.

Quizás Ud. esté pensando que no lidera una organización global y que sus Consejeros no provendrán de otros países por lo que estos pequeños detalles son de poco o ningún valor. Sin embargo, cada empresa tiene una cultura y este tipo de preparación y pensamiento muestran que una organización está comprometida con una cultura de #HighImpactBoard.

Esté atento a nuestro próximo post donde le proporcionaremos trucos adicionales para organizar la primera reunión, incluyendo algunas actividades únicas para sus asistentes. También nos gustaría conocer los trucos que Ud. ha utilizado para conseguir el mayor compromiso e impacto de su Consejo. Por favor compártalos con nosotros en nuestro twitter, LinkedIn o Facebook.

 

 

 

No Comments

Post a Comment