Desterrar Tres Tipos de Reuniones de Consejo

Cómo evitar las Reuniones de Consejo que absorben tiempo, recursos y compromiso de las organizaciones.

Si Usted es como yo puede que ya haya olvidado sus propósitos para el nuevo año, o tal vez aún no comenzó a ponerlos en práctica, pero el propósito que le propongo hará que su Consejo consiga aumentar el ROI de su empresa.

La mayoría de nosotros creemos que las reuniones de nuestro Consejo son sorprendentes pero estoy seguro que usted convendrá conmigo que siempre hay margen de mejora. Puesto que el 75% de los consejos que han completado nuestra encuesta global sobre el funcionamiento de sus reuniones declaran no evaluar regularmente su desempeño (haga clic aquí para acceder a estos datos), sería difícil analizar objetivamente cómo podrían mejorar estas reuniones. Si su Consejo no evalúa el resultado de sus procesos, este blog le proporcionará algunas recomendaciones para ayudarle a a #banishlowimpactboardmeetings.

Aunque el tono de este post pueda parecer algo jovial, el tiempo perdido en reuniones del Consejo no es un tema trivial, especialmente cuando su coste puede ser tanto como $100.000 o más. No son sólo los costes evidentes como el pago de los consejeros sino que el tiempo perdido es también dinero perdido y el equipo ejecutivo dedica gran parte de su tiempo a reuniones del Consejo, cuando podría centrarse en hacer crecer el negocio. Estos costes que pueden parecer insignificantes, son difíciles de calcular pero a largo plazo terminan siendo muy elevados para la organización.

ABA ha trabajado con cientos de organizaciones alrededor del mundo mejorando los procesos de funcionamiento de su Consejo, consiguiendo así reducir los costes y aumentar sus resultados y ROI.

Algunos de los tipos más comunes de #lowimpactboardmeetings precisan solamente de la incorporación de unas simples correcciones para mejorar su desempeño. Si a día de hoy usted no evalúa formalmente la efectividad de los procesos de su Consejo y es el Presidente, CEO o la persona que ha diseñado estos procesos, bien podría preguntar al resto de personas involucradas en el consejo si sus reuniones se parecen a cualquiera de estos escenarios aunque sea un poco.

Reunión del Consejo “Mira que diapositivas tan bonitas”

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Estas reuniones del Consejo parecen preparadas por una consultoría de las caras. Se desperdicia un montón de tiempo recopilando datos, diseñando y desarrollando las diapositivas, enviando los datos, analizándolos y presentándolo todo otra vez en la reunión del Consejo. Si bien las diapositivas son bonitas, contienen pocos o ningún dato estratégico a partir del cual los consejeros puedan aportar un valor sustancial. A menudo estas diapositivas van acompañadas de largas exposiciones del equipo directivo, cada diapositiva requiere largas explicaciones y en algunos casos hemos visto presentaciones con más de 160 diapositivas. Recopilar un montón de datos, mostrarlos en diapositivas y presentarlos en la reunión es ilógico y una pérdida de tiempo.

Solución – en ABA hemos eliminado totalmente las presentaciones de Powerpoint de las reuniones los Consejos. Jeff Bezos ha incorporado nuestra forma de organizar sus reuniones, pero sería interesante saber si Amazon sería capaz de hacer esto en las suyas. Hace 9 años que en ABA desarrollamos nuestros “Documentos de Contexto” que están compuestos por los pensamientos, preguntas, hipótesis y obstáculos a iniciativas estratégicas específicas con los que se enfrenta el equipo ejecutivo, pero sin utilizar una sola diapositiva. Hemos sido capaces de ayudar a nuestros clientes a eliminar 2/3 del tiempo de preparación lo que ha comportado un aumento de su participación en la reunión ya que este formato requiere mucho menos tiempo de presentación, proporciona información y datos claros y concisos a los consejeros.

Tal como recientemente dijo uno de nuestros CEOs después de una reunión del Consejo: “Esta reunión proporcionó un enorme retorno para la organización con un documento de sólo 12 páginas. No alcanzo a entender por qué antes siempre utilizamos presentaciones de powerpoint de hasta 128 diapositivas ”

Reuniones del Consejo tipo “Gaviota”

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Estas reuniones son conocidas por ser la mayor pérdida de tiempo, dinero y recursos de las empresas. Las vemos en todo tipo de estructuras pero aparecen a menudo en los consejos de Private Equity en que la empresa es controlada por un pequeño grupo de accionistas que están presentes en la reunión y a menudo saben más que los propios consejeros independientes porque están involucrados con el negocio a diario. Sin embargo, los consejeros independientes sienten que la reunión sirve para que ellos puedan mostrar sus conocimientos e impartir su “sabiduría” tratando de conseguir que la empresa redefina sus prioridades y se focalice en temas que no influirán en las estrategias futuras de la compañía. Muchas veces sus “consejos” son contraproducentes y obligan a la empresa a implementar directrices que pueden llegar a ser perjudiciales para el negocio.

Estos son los llamados “consejos gaviota” porque al igual que una gaviota los consejeros llegan volando, molestan con sus graznidos durante toda la reunión, se comen la comida de la empresa, lo ensucian todo y se van volando. Tal como una vez me comentó el CEO de un PE al preguntarle cómo había ido la última reunión de su Consejo Gaviota: “Fue tan útil, dolorosa y costosa como una colonoscopia”

Solución: Si bien las formas de evitar este tipo de reuniones no son simples de implementar sí es cierto que son muy fáciles de describir.En primer lugar hay que definir qué es lo que el equipo ejecutivo y los accionistas de la compañía quieren obtener de los consejeros independientes: una o dos áreas estratégicas en las que los consejeros puedan añadir valor y en caso de que no puedan añadir valor en ninguna, deberíamos tener una conversación a fondo con ellos.

En segundo lugar, durante la reunión hay que centrarse solamente en aquellos temas que constan en la agenda con el orden del día. La puesta al día de los temas a tratar debe hacerse estudiando los documentos antes de la reunión, no durante la misma. Finalmente, se debe incorporar un “facilitador” de la reunión (si la presidencia no puede hacerlo se deberá incorporar a un facilitador externo) que cortará cualquier intervención “fuera de guion” y mantendrá hasta después de la reunión cualquier conversación que no esté directamente relacionada con los temas a tratar.

Reuniones del Consejo “Vamos a resolver todos los problemas de la empresa”

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Estas son las reuniones que se dan cuando la agenda se compone de demasiados grandes temas de tal modo que parece que el Consejo debe resolver todas las cuestiones en una sola reunión lo que es totalmente imposible de conseguir.Justamente al contrario de lo que sucede en las reuniones “según calendario”, un ejemplo de este tipo de reuniones: la reunión de octubre es una reunión de planificación estratégica, la reunión de enero es la reunión de revisión financiera y presupuesto, en la reunión de marzo trataremos el marketing y la marca, etc., etc.. El problema con este modelo es que este horario no puede abordar lo que es apremiante e importante para la organización en cada momento. Por ejemplo la mayoría de las empresas está trabajando en su plan estratégico durante todo el año no una vez por año y ¿qué pasa si tenemos un tema clave de marketing y branding cuestión después de nuestra reunión “marketing”? ¿Tenemos que esperar a tener a la reunión del consejo del año siguiente para estudiar el tema en profundidad?

Solución – Priorizar los temas más urgentes y estratégicos y no pasar al tema siguiente hasta que éstos no están en vías de solucionarse, solucionados o son superados por otras iniciativa clave. El hecho de priorizar los temas estratégicos aumenta el compromiso de los consejeros y les impulsa buscar soluciones a partir de sus conocimientos y experiencia. En ABA nos fijamos en cada reunión del consejos desde dos ópticas 1. ¿cuáles de todos los temas que podríamos tratar durante la reunión son los más “críticos” y “estratégicos” y 2. ¿Qué valor aportaría a la compañía la resolución de este tema?. Estos dos elementos ayudan a evaluar el ROI obtenido por el consejo, en otras palabras, ¿cuál es el resultado financiero o el impacto que la empresa obtiene una vez resuelto este problema en comparación con los otros temas que podríamos discutir?

Reuniones del Consejo tipo “Seta” o “Ponerse al día”

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Cuando escuchamos “necesitamos que los consejeros se pongan al día” lo que realmente nos quieren decir es que esta reunión va a ser tan útil como si quemáramos el dinero que nos va a costar. Generalmente se trata de sesiones de volcaje de información en la que el equipo ejecutivo “lanza” a los consejeros información sobre información qué “ha sucedido”, como si los números no fueran lo bastante explícitos, lo que deja poco tiempo para pasar la información que realmente sería útil para el crecimiento de la empresa. También llamamos a este tipo de reuniones “seta” porque la empresa trata a sus consejeros como hongos: les mantiene en la oscuridad, les alimentan con porquería y esperan a que crezcan (aporten ideas útiles).

Estas reuniones habitualmente comienzan con un paquete que incluye una serie de informes y una presentación sobre el equipo ejecutivo, lo que ha hecho y cómo está funcionando el negocio. Luego el equipo ejecutivo se centra en explicar toda la información que previamente han enviado y prácticamente no hay ninguna aportación de los consejeros ni mucho menos ninguna presentación de iniciativas estratégicas. Nuestra pregunta para este tipo de reuniones suele ser “¿realmente necesitamos tener una reunión para lograr esto? ¿No sería mucho más rentable enviar todos estos datos y evitar el coste de una reunión formal?

Uno de nuestros clientes, Presidente de una empresa familiar, lo explica bien cuando comentó a su CEO acerca de cambiar su proceso de Junta: “¿alguna vez has conducido mirando solamente por el espejo retrovisor? ¿Sabes por qué? Porque no es esa la dirección en la que deseas ir. Nuestra compañía está tratando de ir hacia adelante rápido, así que dejemos de debatir sobre lo sucedido en el pasado en la reunión si no estamos tratando de   ir por ese camino ”

Solución – dejar de “enseñar” a los consejeros en sus reuniones, la relación de lo sucedido debe hacerse con documentación del Consejo y el seguimiento entre reuniones y no durante las reuniones. El consejo debe centrarse en que los consejeros “enseñen” al equipo directivo ideas, consejos y recursos que puedan ayudar a la empresa a acelerar su camino de crecimiento. Los Consejeros conseguirán hacer esto más eficazmente si tienen datos precisos del equipo y los “informes” son eliminados de la reunión. Para los consejeros es muy difícil ayudar al equipo ejecutivo a acelerar su modelo de negocio si debe centrarse en revisar información pasada.

Todos estos tipos de reuniones del Consejo tienen un coste muy elevado para cualquier organización y si bien las situaciones descritas pueden parecer exageradas, en realidad no lo son. El hecho es que aunque su consejo no las esté experimentando exactamente como las he descrito, solamente que se parezcan mínimamente a alguna de estas situaciones usted y su organización están perdiendo dinero y su Consejo no crea tanto valor como debería. Así que para 2016 mantenga su propósito y #banishlowimpactboardmeetings.

 

1 Comment

  • Jorge Barbat

    marzo 20, 2016 at 10:52 Responder

    Excelente y práctico artículo como todo lo que hacéis en vuestra empresa. Muchas felicidades

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